チャットワークの活用

中小企業の場合、弁護士への相談は、主に代表者様や取締役といった特定の方がされることが多いかと思います。
単発の相談であれば、メールや電話でもよいかもしれませんが、顧問契約の場合、継続して法律相談が行われますので、チャットワークをご利用していただくことをおすすめします。
活用パターンとしては、以下のようなものがございます。

パターン１：
全社員が確認できるメールアドレスでコンタクトを１つ作成し、全社員が担当者レベルで対応に困っている件につき、顧問弁護士へ気軽に相談ができるようにしている場合

相談したいと思った時に、社員それぞれがすぐに相談をチャットワークで行うことができます。
その際、相談内容は代表者等の責任者にあたる方も確認できていることから、現場で起きている問題を即座に把握でき、弁護士からの回答を見て、そのチャットワーク内で社員へ直接指示を出すことも可能です。
今までは、担当者→上司等の責任者→弁護士→上司→担当者という流れで行われていたやりとりが、チャットワーク内で完結し、全社員が情報共有できることで、今後同様の事が起きた場合には、チャットワークを振り返ることで内容の確認、対応が可能となるため、迅速な対応が可能となります。

パターン２：
代表者のコンタクト（１）と法律相談の案件の多い部署の責任者（担当者）のコンタクト（２）（３）の合計３つのコンタクトを作成している場合

代表者のコンタクト（１）と弁護士は、ダイレクトに事業承継のことや、代表者が決断しなければならないような案件についての個別相談を行います。
担当者のコンタクトでは、（２）で債権回収について相談。（３）では労働問題に関する相談など、会社でよく起こる法律相談の担当者に分けてそれぞれ相談を行います。
担当者コンタクトにはいずれも代表者コンタクトがグループチャットとして加わっており、情報の共有ができていることから、代表者の判断が必要な場合でも、別途担当者から報告する必要がなく、すぐに指示を受けることが可能となっているため、迅速な対応が可能です。

パターン３：
本社および２つの支社の合計３つのコンタクトを作成している場合

このような場合は、本社だけではなく、支社ごとの代表アカウントを作成することで、どの支社からも直接顧問弁護士へ相談が可能となります。
支社担当者→支社上司→東京本社→顧問弁護士→東京本社→支社上司→支社担当者という流れで法律相談が行われていたものが、チャットワークでの法律相談を開始することで、迅速な確認、対応が可能となります。
また、それぞれの支社ごとに相談した結果をもとに内部で別途やりとりをし、迅速な対応につなげています。

上記は活用のほんの一例ですが、会社の状況に合わせて活用方法は様々ですし、プランごとに定められているコンタクト数は目安となりますので、企業規模などに応じてご相談いただくことが可能です。

チャットワークでは、クライアントとの会話は１つのコンタクトに集約されていますし、添付ファイルだけの検索や確認をすることができるようになっているため、会話を振り返りやすくなっています。
その他にも、ビジネスメールにおけるマナーとなる、「お世話になっております」等の文言を入れる必要はなく、LINEなどでやりとりをしているのと同じ感覚で、気になったことがあったらすぐ相談し、必要なことだけをやりとりしていただいて構いません。
「こんなこと相談するのは……」と悩む前に、ぜひチャットワークでご相談ください。

また、チャット内でタスクの依頼や管理を行うことができるので、例えば「この契約書の内容チェックを〇日までにしてほしい」というような依頼をタスク化していただくと、対応忘れを防ぐことができます。
対応が完了した際には、完了ボタンを押すだけでも対応が終了していることを相手に伝えることができます。
これまでは対応が終了したことをわざわざメールで報告していましたが、ワンクリックでその作業が完了しますので、非常にスピーディーです。

顧問契約を機会に、チャットワークを利用した法律相談もご活用ください。

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