残業代の問題は、高額な訴訟にも発展する可能性のある重要な問題の一つですが、残念ながら多くの中小企業様においては、労働環境が十分に整備されているとは言いがたい状況です。
残業代を請求された場合には、使用者側が圧倒的に不利であるということをまず認識しておかなければなりません。従業員に対して残業代を支払わずに残業させていることが発覚すると、労基署から是正勧告を受ける可能性があります。さらに、勧告に従わずに放っておくと、書類送検をされ、法的に罰せられてしまうおそれがあります。

残業代を請求されたら……

従業員から未払残業代を請求された場合に大切なことは、第一に、従業員の請求を無視しないということです。請求を無視してしまうことで、従業員が労働基準署に申告し、立ち入り調査に入られたり、労働審判を申し立てられたりすることがあるためです。
次には、従業員の主張や労基署からの勧告に対して事実関係を整理し、然るべき対応をとる必要があります。
弁護士に依頼をすることで、従業員側からの残業代請求に対して、的確な対応、反論が可能になりますし、従業員の過熱した反応が落ち着くこともあります。早めにご相談していただくことをおすすめします。

残業代請求を防ぐには……

残業代の問題を防ぐために最も重要なことは、従業員の労働時間の管理を徹底し、そもそも「未払い」という問題を発生させないことです。
そして、そのためには、無用な残業をさせないようにすることが必要ですが、無用な残業をさせないようにする対策としては、具体的には、次のような方策が考えられます。

残業時間の上限を設定し、業務の適正化や効率化を図り、必要以上の残業をなくす

退社時間を決め、これを遵守させる

残業は事前に上司の許可を得たうえで行うようにする

→どうしても当日中にやらなければならない仕事があり、残業が必要な場合には、残業理由、業務内容、残業予定時間などを記載した「時間外勤務申請書」を作成し、上司の許可を得るようにするなど

評定への反映や懲戒処分を検討する

→残業の理由によっては、就業規則の規定にしたがい、懲戒処分を行うことや、昇給や賞与支給の際の勤務評定に反映させる（残業が多い場合には、賞与額の減額事由として考慮するなど）

なお、いわゆる「管理職」の場合には残業代が発生しないという考えが巷に流布されているようですが、これは全くの誤解です。単なる名ばかりの「管理職」である場合には、残業代の支給対象となる可能性がありますので、この点についてはご注意ください。
また、退職金以外の一般の賃金債権は、２年間で時効により消滅します（労働基準法第115条）。

以上のような未払残業代の問題で従業員とトラブルを抱え、悩まれている会社の経営者や事業主の皆様は、当事務所にご相談いただければ、適切な労務管理の方法についてご助言をすることができると思いますので、まずは、お気軽にご相談ください。
なお、日常的に、このような労務管理上の問題等について当事務所に相談したい、あるいは、全般的な労務管理体制を構築したい（就業規則の整備や職場環境の改善等）という皆様には、顧問契約サービスの締結をおすすめいたします。